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In EC Cashgeräte kommen auch nur herkömmliche Thermorollen rein. In der Regel passen dort Rollen bis zu einem Druchmesser von 47mm rein, was einer Lauflänge von 25m entspricht. Je nach Art des Verfahrens kann man sich für bedruckte Rollen oder unbedruckte Rollen entscheiden. Sofern die Zahlung über die Eingabe einer PIN erfolgt ist es völlig ausreichend die Bonrollen ohne rückseitigen Druck zu verwenden. (mehr …)

Wir erleben es immer wieder im täglichen Geschäft: Um ein paar Euro zu sparen wird sich eine gebrauchte Kasse gekauft, die dann vom Verkäufer ohne Bedienungsanleitung ausgeliefert wird. Die Kunden fragen dann bei uns nach Anleitungen für ihre Kassen.

Was viele nicht wissen: Eine Bedienungsanleitung gehört zu den Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, die sich der Betriebsprüfer im Rahmen einer Außenprüfung gerne einmal zeigen lässt. Um Ärger und eventuelle Steuernachzahlungen zu vermeiden sollte daher beim Gebrauchtkassenkauf stets auf eine Bedienungsanleitung geachtet werden. Einige Hersteller stellen diese sogar auf ihren Webseiten kostenlos zum Download bereit. In den letzten Jahren sind allerdings auch einige Hersteller komplett vom Markt verschwunden bzw. haben den Vertrieb von Kassen eingestellt z.B. Sanyo Kassen. Hier wird es dann zusätzlich auch schwer an Ersatzteile heranzukommen.

Das Tagesendsummenbons, auch Z-Berichte oder Tagesabschlußbons aufbewahrt werden müssen dürfte klar sein. Die Frage ist wie lange. Nach Rücksprache mit meinem Steuerberater sind diese 10 Jahre lang aufzubewahren. Bei dem Druck von Z-Berichten auf Thermopapier sollte man allerdings bedenken, dass bei dem Einsatz von Epson zertfiziertem Standardpapier lediglich eine Garantie gegen Ausbleichen von 5 Jahren gegeben wird, ordnungsgemäße Lagerung natürlich vorausgesetzt. Es ist also ratsam die Tagesabschlußbons zu fotokopieren oder aber gleich eine bessere Papierqualität zu  nutzen. Es ist nämlich auf Thermopapier erhältlich, bei dem eine Garantie von 10 Jahren gegen ausbelichen gegeben wird. Es ist auch nur geringfügig teurer.

Einige Registrierkassen der Marke Sigma werden gleich mit Barcodescanner ausgeliefert. Bei dem Scanner handelt es sich um einen so genanntes CCD Gerät, sagen wir mal der einfacheren Art. Der Leseabstand zum Barcode beträgt wenige Zentimeter. Durch einen Kundenwunsch ist es uns gelungen einen anderen Barcodescanner so zu konfigurieren, dass er auch mit einer Sigma Kasse zusammenarbeitet. Sollte bei Ihnen der Scanner defekt sein oder Sie mit der Leseleistung unzufrieden sein, sind wir Ihnen gerne bei der Auswahl und Konfiguration eines passenden Ersatzgerätes behilflich.

Insbesondere im Gastronomiebereich aber auch teilweise bereits im Handel lässt sich beobachten, dass dort Kassen mit Touchmonitor eingesetzt werden. Hierbei gibt es allerdings 2 unterschiedliche Ansätze, die man von außen gar nicht wahrnimmt. Zum einen gibt es Touchkassen, die im Grunde ganz normale Registrierkassen sind die per Monitor bedient werden, so genannte Ram-Rom Kassen.  Auf der anderen Seite gibt es Kassen die auf normaler PC Technik basieren. Die Ram-Rom Kassen haben den Vorteil, dass Sie im Bereich der Kassenaufzeichnungspflichten gegenüber dem Finanzamt in jedem Fall auf der sicheren Seite sind, Sie drucken am Tagesende einfach einen Z-Bericht. Ein Nachteil ist, dass Sie für die Kassensoftware zwar Updates bekommen, ein Wechsel auf eine komplett andere Kassensoftware ist jedoch nicht möglich. Ein gutes Ram Rom System ist die Sampos SPS 2000 von Mutidata, die sich sowohl in der Gastronomie, als auch im Handel einsetzten lässt.

Bei den PC basierten Systemen ist zu unterscheiden, ob diese eine Testat eines Wirtschaftprüfers besitzen, dass die ordnungsgemäße Kassenaufzeichnung bescheinigt. Das ist bei PC basierter Kassensoftware allerdings die Ausnahme. Hierbei sollten zur Sicherheit die Aufzeichnungen so geführt werden, als würde keine Kasse eingesetzt werden. Details zu den Aufzeichnungspflichten finden Sie in dieser PowerPoint Folie zu einem Seminar des Steuerberater Magazins.

Eine gute PC basierte Kassensoftware ist POSBill. Diese gibt es in einer Version für die Gastronomie und für den Handel. In dieser Software ist sogar ein Kassenbuch integriert. Ferner ist der Anschluß eines Funkbonsystems möglich.

In der Gastronomie haben die Kassen nicht nur die Funktion als Abrechnungssystem sondern auch als Bestellsystem. Bestellte Speisen und Getränke werden unter Angabe einer Tischnummer in der Kasse erfasst, die Kasse druckt nach Abschluß der Bestellung so genannte Orderbons aus, auf denen die Bestellungen zur Zubereitung in die Küche oder an den Tresen weitergereicht werden. Häufig steht ein separater Bondrucker direkt in der Küche, so dass dem Kellner Laufwege erspart bleiben. In einigen Restaurants werden die Orderbons mit den Speisen zurück an den Kellner gegeben. Hierbei muß man wissen, dass Kassenrollen aus Thermopapier unter Hitze schwarz werden. Unter Umständen ist in der Küche daher eine Nadeldrucker ratsam, allerdings sind diese im Vergleich zu Thermodrucker recht laut.

Eine preisgünstige Gastrokasse, die sehr einfach zu bedienen ist und an die auch separate Drucker angeschlossen werden können ist die Multidata Sampos ECR 1880. Diese Kasse verfügt über eine Menütechnik, bei der es möglich ist durch Drücken einer Menütaste sämtliche dieser Taste zugeordneten Artikel zur Auswahl im Display angezeigt zu bekommen. So ist es bei der Sampos ECR 1880 möglich ohne Kenntnis einer einzigen Artikelnummer zu registrieren. Dies ist besonders bei einem sehr umfangreichen Sortiment von Vorteil, da so auch Aushilfen sofort an der Kasse eingesetzt werden können.

Bei der Nutzung von Registrierkassen im Handel kann man zwischen zwei Erfassungsarten unterscheiden. Zum einen ist dies die warengruppengenaue Erfassung, bei der ein Preis eingegeben wird und dieser anschließend mit einer Warengruppentaste (z.B. Zeitungen) bestätigt wird und auf der anderen Seite gibt es noch die artikelgenaue Erfassung, bei der jeder einzelne Artikel eine Artikelnummer und einen festen Preis bekommt. Hierbei ist der Aufwand zur Artiklpflege natürlich höher, allerdings bekommt man dafür auch viel genauere Informationen. Bei Kassen die einen umfangreichen Artikelstamm verwalten können, sollten Sie darauf achten, dass eine Importschnittstelle vorhanden ist, das Sie dann vorhanden Artikellisten automatisch einlesen können, wodurch sehr viel Zeit gespart werden kann. Bei Registrierkassen von Sam4s (Multidata, Samsung), Serd und Olivetti ist der Import von Artikeldaten möglich.